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一位內部審計師對合同督查的反思

聲明:本文由作者潘玉安撰寫,觀點僅代表個人,文中部分圖片來自于網絡,感謝原作者。

合同管理一直是審計部的基礎工作,常用版本使用很多年,每一份合同都審核蓋章,過程控制也感覺全面到位。沒成想,督查下來問題很多,感觸頗多。我們萬不可盲目自信,靜下心來,彎下腰求,深入進去,仔細起來,你會發現自己的工作是那么的粗放和膚淺,學習無止境,功夫在深耕。

一、合同督查重點

1.合同版本修訂。

2.合同履行異常。

3.日常審核問題。

4.合同延伸思考。

二、問題解決思路

1.合同版本執行混亂,并沒有嚴格按版本。一則是版本存在一些實用矛盾和不符;二則是修改沿用業務員混了版本。最根本是這幾年雖然每年名義上修訂一次合同版本,每來一任律師修訂一次合同版本,但是每次都是不認真,不嚴謹,不系統的。這一次修訂要拿出充足的時間,集中精力認真做好,并嚴格下發執行。

2.我們沒有用心研究審核合同,更沒有系統全面兼顧,有也是碎片化的修修補補,很多已經都不合時宜。業務員的依賴,監督者的不專業,不用心都縱容了合同簽訂的不嚴謹。合同是非常嚴肅的法律文件,從版式,條款,文字,都體現了經辦人的專業和態度,排版不規范,錯別字頻現,文辭不專業,矛盾或重復,都會折損企業和個人形象。

3.日常審核不嚴謹。版本不統一,合同條款缺失或矛盾,印鑒不全,委托人無授權,技術協議未按制度監管,貨物的信息不準確,不正確,這些簡單的錯誤暴漏了經辦人的粗心和不懂。績效設置牽引審計員只關注條款錯誤,以完成績效考核指標為目的,而忽視了最根本的問題,即合同的規范和嚴謹。

4.合同履約異常沒有系統關注,存在經營風險。雖然銷售有風險客戶識別,客戶授信管理,績效回款考核等,但是對于合同簽訂后履行、終止、違約等沒有關注,這次清理出很多采購逾期交貨和銷售發貨異常,而這些恰是合同監管的重點。可以每月、每季度或半年集中清理一次,防患于未然。

5.延伸問題是關注客戶風險,采購類如現場考察,貨物驗收,質保付款等,銷售類有發貨異常,對賬不符的跟蹤,尤其是賒銷代管,及時對賬,對賬準確,避免業務失控造成的經營風險。

三、我的幾點思考

1.合同版本是基礎,每一次修訂都認真。基礎不牢,地動山搖,修訂版本全員參與,一定要保證質量。修訂版本與主體責任人的績效掛鉤,強化責任心。

2.合同版本執行要嚴肅。現在運行版本被修改的面目全非,后續果斷收緊起來,任何一點修訂都OA審批,我嚴控。并每月抽取審計員審核存檔的合同,發現執行不嚴的內部通報處理,強化監督執行。

3.履行監督每月做,對于履行異常如未執行,中止,終止還有違約等重點關注,及時跟進處理,有效防控風險。

合同管理是內控核心,溝通協調是效果保證,內部管理是有力支撐,這些都要自己不斷學習,持續提升綜合素質。看到不足是幸運,看到差距是機會,唯有見賢思齊,不斷反思自己,努力學習實踐,讓自己更從容。 工作的標準決定于細致和認真,合同版本的事給我觸動很大,基礎工作最重要卻最易忽視,一定要下大力氣把基礎夯實。這次督查內審小伙伴們很吃力,對全流程不掌握,把握不住正確的方法,也就影響了質量和效率。正如一個朋友那篇文章說的,風控的主體是業務,把規則建好培訓到位,認真扎實做好監督,善于凝聚借力,合同管理工作才能真正做好。



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